STRUMENTI FORNITI AI LAVORATORI: MODALITA’ D’USO, CONTROLLI E PRIVACY

in questo approfondimento:

• come applicare correttamente l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori?
• quali “adeguate informazioni” si devono dare ai lavoratori che usano strumenti aziendali forniti loro in dotazione?

 

interessa in particolare:

• titolari di trattamento e lavoratori

 

Per lo svolgimento di determinate attività, le aziende in genere mettono a disposizione dei lavoratori specifici strumenti mediante cui essi possono rendere la loro prestazione lavorativa, ad es., il computer, l’indirizzo email, il cellulare, ecc.

Questo, tuttavia, non di rado è oggetto di problemi.

Benchè l’uso degli strumenti è di norma riservato alla sola attività lavorativa, spesso c’è chi ne abusa; d’altra parte, dagli strumenti in uso possono derivare indebiti controlli a distanza delle attività dei lavoratori.

I legislatori, pertanto, nel tempo hanno dovuto elaborare e disporre specifiche norme in grado di contenere i possibili abusi e bilanciare in modo equo gli interessi delle parti.

 

Una di queste norme è  l’art. 4 della Legge 20/05/1970 , [lo Statuto dei Lavoratori (SL)], innovata dal Jobs Act del 2015 (art. 23 d. lgs. 151/15), che dispone quanto segue:

 

1. gli impianti audiovisivi o altri strumenti da cui può derivare la possibilità di controlli a distanza dell’attività dei lavoratori

1. possono essere installati solo:
   • previo accordo collettivo stipulato da:
     • rappresentanza sindacale unitaria o aziendale, oppure,
     • associazioni sindacali nazionali più rappresentative (per imprese con unità produttive in province diverse, stessa regione o in più regioni)
     • o, in mancanza di accordo, previa autorizzazione INL (Ispettorato Nazionale del Lavoro) della sede territoriale o centrale (per imprese con unità produttive in più sedi territoriali)
   • e poi, possono essere utilizzati soltanto per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale

 

2. la disposizione di cui al suindicato p. 1, tuttavia, non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione di accessi e presenze

Al riguardo l’INL, nella sua circolare 2 del 07/11/2016, parla di apparecchi, dispositivi, apparati e congegni indispensabili, forniti al lavoratore per l’attività lavorativa indicata nel contratto di lavoro

Il Garante privacy, concordando con questa definizione, nella sua verifica preliminare del 16/03/2017 parla di dispositivi utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa … direttamente preordinati alla esecuzione della prestazione.

 

Tali dispositivi potrebbero essere, ad es.:

• il GPS da installare sui veicoli concessi in uso ai lavoratorin.b.: per determinate attività, ad es. quella di portavalori per trasporti di entità superiore a 1,5 mln di euro, l’essenzialità di tale strumento è disposta per legge
   attenzione: gli impianti e gli strumenti di cui al p. 1 non strettamente necessari per le prestazioni dei lavoratori sono soggetti alle autorizzazioni ivi disposte

• il software usato nel call centerin base alla circ. nr. 4 del 26/07/2017 dell’INL, il software che consente l’accoppiamento tra chiamata e anagrafica cliente senza ulteriori possibili elaborazioni è uno strumento strettamente necessario perché il lavoratore possa rendere l’attività lavorativaEventuali altri software di raccolta, elaborazione e monitoraggio quasi in tempo reale di dati relativi all’attività telefonica e alla produttività di ciascun operatore, benchè indicati come funzionali a esigenze produttive, in realtà quantificano la produttività giornaliera di ciascun servizio reso, il tempo dedicato a ciascuna chiamata e le pause effettuate, attuando di fatto un controllo minuzioso su tutta l’attività svolta da parte di ciascun lavoratore

  Anche il Garante, nel suo Provvedimento 139 del 09/03/2018 concorda che un sistema così configurato non è uno strumento di lavoro per rendere la prestazione lavorativa; è invece un mezzo da cui può derivare il controllo dell’attività dei lavoratori, che può essere ammesso solo se autorizzato in base alla procedura di cui al suindicato p. 1

• il computer aziendale e l’indirizzo di posta elettronicadi norma sono strumenti usati per rendere la prestazione lavorativa; ne consegue pertanto l’inapplicabilità della procedura di autorizzazione di cui al suindicato p. 1

 

Ma ecco, infine, l’ultimo comma dell’art. 4 SL, che dichiara quanto segue:

3. i dati raccolti mediante gli strumenti “autorizzati” di cui al p. 1 e quelli assegnati e utilizzati di cui al p. 2, possono essere impiegati a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro (quindi, anche per sanzioni disciplinari), a condizione che:

• sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli
• e che la raccolta e l’impiego dei dati avvenga nel rispetto del d. lgs. 196/2003 (il Codice privacy coordinato con il vigente GDPR)

 

Quanto sopra considerato quindi, indica che …

 E’ NECESSARIO VERIFICARE E ADEMPIERE O AGGIORNARE QUANTO RICHIESTO DALL’ART. 4 C. 3 DELLO STATUTO DEI LAVORATORI 

 

A questo scopo, pertanto,

 al più presto lo Studio contatterà il titolare per gli adempimenti di cui sopra. In caso di urgenti necessità, scrivere a: info@xp24.it